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晋城:存量数字化 增量电子化 利用网络化 持续推进档案工作向数字化时代转型升级

2017年06月09日 09:13:00 来源:太行日报

“6·9”国际档案日

市档案局党组书记、局长 李克平

  2012年以来,晋城市档案局(馆)在市委、市政府的正确领导和大力支持下,按照《全国档案信息化建设实施纲要》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案馆系统测试办法》的要求,加快推进档案工作和信息技术的深度融合,历经三年建设,晋城市数字档案馆完成了基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效五大项,18项,99小项测评指标体系建设任务,通过了国家、省档案局专家组进行的国家级数字档案馆系统测试。2016年10月晋城市数字档案馆被国家档案局批准认定为“国家级数字档案馆”,成为山西省首家国家级数字档案馆,实现了档案工作向数字化时代转型升级的目标,档案信息化工作迈入全国先进行列。

  1 按照“存量数字化”的要求,持续推进馆藏传统载体档案数字化

  我市各级档案馆馆藏档案,过去大多是传统载体即纸质、照片、音像档案,因此,数字档案馆建设的首要任务就是把纸质档案、音像档案等传统载体的档案数字化。纸质档案数字化就是采用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁盘、光盘、胶片等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程,主要包括:档案整理、档案扫描、档案著录、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等环节。市档案馆传统载体档案数量巨大,数字化任务十分艰巨,不完成这项任务,打胜这场硬仗,就不能实现转型升级。 2012年,晋城市档案局(馆)根据国家档案局“存量数字化”的信息化发展战略,编制了馆藏档案数字化工作方案,并报经市政府批准,2013年8月馆藏档案数字化建设项目正式启动。经四年多的持续推进,完成了馆藏太行、太岳革命历史档案、长治专区、晋东南地区、晋城市委市政府、市人大市政协及所属党政机关、人民团体、企事业单位近60万卷(件)档案规范整理和数字化加工,共录入电子目录360余万条,全文扫描1500万画幅,建立了档案目录数据库和全文数据库,档案数字化率达到馆藏量的96%以上。档案数字化促进了档案工作由传统管理向现代化管理转变,使档案馆实现了真正意义上的现代化,是传统档案馆向现代化档案馆转型升级的标志。

  2 按照“增量电子化”的要求,全面开展原生电子文件的接收归档

  随着电子政务建设快速推进,办公自动化的普及,绝大多数档案形成单位的文件都有电子版,新形成的电子档案日益增多。我们必须从源头抓起,及时把新形成的电子文件归档保存,并进一步及时地接收进档案馆备份保存。国家档案局发布的《电子文件归档和电子档案管理规范》,进一步完善了电子文件归档和电子文件管理规章制度及标准规范。2015年市委、市政府办公厅印发了《晋城市电子公文归档和电子档案管理暂行办法》,更加明确了我市电子文件归档和接收的标准和要求,市档案部门适时启动了市直党政机关电子文件归档与电子档案管理工作。特别是市数字档案馆电子档案管理系统的建成为电子文件归档和电子档案移交工作创造了条件,确保归档和接收的电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范、元数据合理有效,齐全完整。近两年,市馆共接收40多家市直党政机关2007--2016年原生电子档案6000多份,总容量达3G;接收太行日报2008--2015年电子版保存备份,总容量达858G;通过视频采集系统将《晋城新闻联播》、本市重大活动、重要人物、特定专题、地方特色栏目电子音视频档案资料收集、整理、编目、归档,制作光盘486张。

  3 按照“利用网络化”的要求,积极进行档案信息资源共享平台建设

  局域网是数字档案信息收管存用的基础平台,政务网面向党政机关实施信息收集和服务,公众网面向社会公众开展档案服务。全面建成以局域网、政务网、互联网为平台,以档案信息管理系统为支撑,以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系,极大地缩短了查档时间,实现了档案利用网络化、便捷化,提升了档案公共服务能力,满足了新时期广大人民群众对档案信息资源的利用需求。晋城市数字档案馆建立了民生档案数据库、照片档案数据库、音(视)频档案数据库、光盘档案数据库、缩微胶片档案数据库等30多种专题目录、全文数据库,通过局域网能够查阅馆藏档案目录、全文及政府公开信息,并可实现档案全文联机打印;通过政务网共享平台,不仅可以在线查阅市直各党政机关、人民团体、企事业单位本部门的电子档案,还可以查阅到其他各单位的开放电子档案目录和开放电子档案全文;通过晋城档案信息门户网站,可以查阅面向社会开放的数字化条目,社会大众还可以在线预约提出查档需求。“三网平台”建设实现了让数据多跑路、人民群众少跑腿的服务功能,使档案信息更好地服务社会、惠及民生,档案事业现代化发展成果更多更公平地让广大人民共享。

  4 按照国家《建设指南》要求,大力加强数字档案馆软件硬件建设

  硬件和软件建设是数字档案馆的基础和前提条件,市档案部门积极争取将晋城市数字档案馆基础设施建设项目列入2013年市信息化建设投资计划。在硬件建设上,根据全市档案信息化整体规划提出符合实际的建设方案和要求,进行了机房改造、网络综合布线,建成了符合国家B级标准的中心机房,配备指纹门禁、监控系统、动力系统、不间断电源、艾默生精密空调、七氟丙烷气体灭火系统;搭建了局域网、政务网、互联网“三网平台”,用H3C交换机和天清汉马防火墙进行组网,其中局域网物理独立隔离、政务网与互联网逻辑隔离;集成了满足业务需求的应用服务器和数据库服务器,共部署7台惠普DL380服务器,2台浪潮服务器;在线存储设备惠普磁盘阵列,离线存储设备惠普磁带库,安全堡垒由神州绿盟专业漏洞扫描、入侵检测、操作审计设备组成;雷鸣3000音视频采集编辑系统;采购了数字化专用虹光扫描仪。在软件建设上,开发了馆藏档案资源管理系统、涉密档案管理系统、虚拟库房管理系统、电子阅览室系统、虚拟档案室系统、档案信息资源共享利用平台、档案信息门户网站等档案管理利用系统。在局域网平台上部署馆藏档案资源管理系统、涉密档案管理系统、虚拟库房管理系统、电子阅览室系统,用信息化手段辅助实体档案“收、管、存、用”,高效管理数字档案资源、提供精准快捷服务。在政务网平台上部署虚拟档案室系统、档案信息资源共享利用平台,进行业务指导、摸底统计、年报汇总、目录整理,为各立档单位提供档案管理系统平台,全市统一模版、统一标准。在互联网上开通晋城档案信息网站,展示晋城档案局(馆)工作、网上预约查档、政府公开信息查阅、档案法规政策宣传。

  5 按照“安全第一”的要求,全面提升数字档案馆的安全管控能力

  国家大数据、云计算、移动互联网、人工智能技术的发展,档案工作已进入数字化、网络化和智能化的信息时代,在以信息化为核心的档案现代化管理水平不断提高的同时,也给档案信息安全、隐私保护和数字记忆留存带来了新的挑战。数字档案馆必须把数据安全放在第一位,严格遵循国家相关标准和技术规范,建设安全保障体系,通过基础设施建设、组织制度完善和安全技术保障等多种手段,来实现和保证数字档案信息安全。一是按照《档案信息安全保护基本要求》,开展档案信息系统等级保护工作,完成了涉密信息系统分级保护和重要信息系统等级保护任务。二是建立健全档案信息化安全保密管理制度,加强对档案信息系统开发、运行维护和数字化加工等工作中安全保密的监督检查。三是建立海量电子档案存储系统,运用海量数据归档存储、电子档案四性检测、设备监控预警等手段,为用户提供电子档案长期保存过程中的自动备份、定期巡检、智能恢复、问题追踪及处理等功能,保障电子档案在长久保存过程中的安全、可靠。四是实行了纸质档案、数字档案、缩微胶片三套制安全管理。五是加强档案数据安全备份和容灾管理,我市与浙江台州市签署异地备份协议,互为重要档案异地备份基地,并将晋城市重要档案数据异地异质备份在浙江省台州市档案馆,确保数据安全。

  6 按照“保障有力”的要求,努力构建档案信息化工作体制机制

  档案信息化是一项系统工程,它贯穿于档案工作的始终,存在于档案工作的各个方面。做好档案信息化工作需要各个方面密切配合、共同推进。近年来,晋城市档案部门积极争取市委市政府及相关部门对档案信息化工作的重视和支持,成立了由局(馆)主要领导挂帅,有关部门共同参与的信息化建设领导小组,承担起对全市档案信息化工作的统一领导、总体设计、统筹协调、整体推进和督查落实职责,制定了《晋城市档案信息化建设五年发展规划》和年度工作计划,及时研究解决档案信息化工作中的重大问题,建立了档案信息化建设组织保障、人才保障、制度保障、经费保障工作制度,同市发改、财政、信息化办公室等相关部门密切沟通,紧密合作,将晋城市数字档案馆建设项目列入市信息化建设总体规划和投资计划,将各县(市、区)档案数字化经费列入本级财政预算,共同推进档案信息化工作开展,使档案信息化建设与本市信息化工作同步规划、同步实施、同步发展。同时,通过公务员招考、事业编制招聘、全员培训等方式积极引进和培养既懂计算机技术又熟悉档案管理业务的复合型人才,为我市档案信息化建设提供了有力的人才保障。

晋城市档案工作大事记

  >>> 晋城市成功创建国家级数字档案馆

  2016年10月26日,国家档案局下发通知确定山西省晋城市数字档案馆系统通过国家级数字档案馆测试审核,成为中西部地区首家通过国家级测试的数字档案馆。

  >>> 全省“档案开发利用”学术研讨会在我市召开

  2016年7月28日至29日,全省“档案开发利用”学术 研讨会在晋城市档案局(馆)多功能报告厅举行,市档案局局长李克平作了主题发言,向与会同志介绍了“十二五”我市档案事业转型跨越发展的经验。

  >>> 市档案局被市委市政府考核为优秀单位

  2016年7月27日,市档案局被市委市政府表彰为2015年度目标责任考核优秀单位。

  >>> 省内外档案学习交流活动呈常态化

  2016年以来,太原市、运城市、长治市、广东省、山东省聊城市、河南省焦作市档案局,重庆西南大学、山西医科大档案馆等省内外档案部门领导、业务骨干到市档案局(馆)参观、调研、指导呈常态化,达到了互相学习,共同提高的交流目标。

  >>> 《晋城市档案馆指南》出版发行

  2016年9月,晋城市档案局馆编纂的《晋城市档案馆指南》,由新华出版社面向全国公开出版发行。本《指南》是全省地市级以下档案部门唯一有书号的公开出版物,受到了社会各界人士好评。

  >>> 市档案馆建成省级中小学档案教育社会实践基地

  2016年11月,经省档案局、省教育厅批准,确定晋城市档案馆为“山西省中小学档案教育社会实践基地”。

  >>> 市档案馆国家重点档案抢救与保护工作成效显著

  2016年市档案局(馆)分别采用裱糊修复、数字扫描、缩微摄影、仿真复制等方法对馆藏太行太岳革命历史档案、长治专区、晋东南地区等国家重点档案进行了有效的保护。

  >>> 市重大建设项目档案管理规范有序开展

  2016年以来,市档案局加强我市政府投资重大建设项目登记备案管理,对晋城技师学院、任庄水库调水工程、阳泰集团晶鑫煤业武甲分公司、山西煤运集团盛泰煤业年产120万吨煤炭兼并重组等25个建设项目档案进行专项验收,促进了我市经济社会发展。

  >>> 全市农村土地确权登记颁证档案工作稳步推进

  2017年5月,市档案局与市农委印发《关于进一步加强农村土地承包经营权确权登记颁证档案工作的指导意见》《晋城市农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理细则》,并通过召开推进会、举办培训、现场观摩、培树典型等形式,稳步推进全市农村土地承包经营权确权登记颁证档案工作深入开展。

  >>> 晋城市实施档案干部素质能力提升工程

  2017年3月,晋城市档案干部素质能力提升培训实践活动正式启动,活动从深化党性教育、深化专业培训、深化法治教育三个方面入手,组织档案干部加强政治理论、专业知识、法律法规专题培训学习,努力实现政治素质、业务水平、档案治理能力三个明显提升。

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