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项目合同管理及归档的一些方法

2017年09月26日 10:22:00 来源:太行日报

  □贾慧玲

  建设项目一般投资金额大、工期长,需要合同管理贯穿于项目实施的整个过程。签订合同,可以明确甲乙双方权利、责任、义务,对整个项目的实施起着控制和保证的作用。

  一、合同订立

  (一)合同分类。根据合同性质不同,建设项目合同主要分为以下三类:

  1.建设项目施工合同,包括土建、施工、安装和装饰装修合同等。

  2.技术服务合同,包括建设项目中的勘察、设计、监理、中介代理、技术咨询和服务合同等。

  3.物项采购合同,指设备、材料、办公用品等采购合同。

  (二)将归档要求纳入合同条款。建设项目中,最为重要的档案就是竣工图,是今后项目改扩建、运行维护的重要依据和凭证。因此,在项目建设初期,建设单位首先应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任。具体情况有:

  1.由施工单位编制竣工图的,应在合同中明确展示施工图的套数,应提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、时间、费用、质量要求及违约责任。

  2.由设计单位编制竣工图的,除纸质竣工图外,应明确是否需提交电子版竣工图以及竣工图纸的审核方式。

  3.监理合同中,应明确监理单位对竣工图和竣工资料的审核以及向建设单位提交监理档案的责任。

  4.物项采购合同,应有设备、材料、办公用品等采购的质检报告、竣工图、完工报告等,厂家应提供归档原件。

  (三)合同审批。为防范风险,根据合同类别、金额大小和重要性不同,签订合同之前应履行一定的审批手续,必要时需召开合同评审会议。合同审批表、合同会签单及合同评审专家意见,作为合同审批记录文件,需与合同一起归档。

  二、合同管理

  在合同的履行过程中主要做好以下要点:

  施工前的合同交底。施工中的往来联系确认。工程项目竣工后的合同管理。

  三、合同归档

  (一)归档范围。合同档案一般包括:合同书原件,与订立合同有直接关联的其他材料,合同相对方的资信材料,可行性分析报告,相关许可文件,技术协议,有关合同往来的文书、信函、传真、电话记录,营业执照复印件,授权委托书以及其他相关凭证的原件。如果因数量庞大,划归技术档案,应予详细说明或标注链接。

  (二)归档要求。合同档案的整理,一般先区分合同类别,按年度(时间顺序),编制归档目录,按件或按卷进行装订。合同档案保管期限的划分,一般根据合同本身的重要性、合同金额以及合同标的和项目原因等综合考虑。保管期限一般分为永久、长期、短期三种。建设项目一般投资金额较大,应编制一份完整的合同清单放入合同档案。

  (指导老师:高平市住房城乡建设局 牛俊霞)

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